راهکارهایی نظیر نرم‌افزار رایورز BPMS با خودکارسازی گسترده فعالیت‌های تکراری و بهینه‌سازی گردش کارها، پتانسیل افزایش چشمگیر عملکرد و خروجی سازمان را فراهم می‌آورند. در ادامه به بررسی نحوه کارکرد این سیستم‌ها و مزایای کاربرد آنها می‌پردازیم تا مشخص شود چگونه پیاده‌سازی صحیح BPMS به جهش بهره‌وری منجر می‌شود.

مزایای کلیدی سامانه‌های مدیریت فرآیند برای بهره‌وری

سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) در اصل ابزارهایی نرم‌افزاری هستند که فرآیندهای درونی سازمان را مدل‌سازی، اجرا، پایش و بهینه می‌کنند. پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی، در مرحله اول با خودکارسازی فعالیت‌های تکراری باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود. به‌عبارت دیگر، کارهای روتین و پرخطا که پیشتر به‌صورت دستی انجام می‌شد، اکنون توسط BPMS به‌سرعت انجام می‌شود. کارشناسان این حوزه تاکید می‌کنند که همین خودکارسازی می‌تواند بهره‌وری فرآیندهای کسب‌وکار را به طرز قابل توجهی افزایش دهد. افزون بر این، BPMS با فراهم کردن گزارش‌ها و داشبوردهای دقیق، شفافیت کامل در جریان کاری و دسترسی سریع به اطلاعات ضروری را به مدیران می‌دهد. این شفافیت موجب می‌شود رهبران سازمان به‌محض بروز گلوگاه یا مشکل در یک فرآیند، بی‌درنگ اقدامات اصلاحی را اجرا کنند و از اتلاف منابع جلوگیری شود. به‌عبارت دیگر، BPMS اطلاعات مربوط به زمان‌های صرف‌شده، منابع مصرفی و نقاط ضعیف فرآیندها را به صورت لحظه‌ای در اختیار می‌گذارد تا تصمیم‌گیری‌های مدیریتی هوشمندانه‌تر صورت گیرد.

از سوی دیگر، اتوماسیون فرایندها و بهبود جریان اطلاعات، همکاری واحدهای مختلف سازمان را تسهیل می‌کند. هنگامی که کاربران مختلف در نقاط گوناگون سازمان از یک پلتفرم یکپارچه برای تعامل و تکمیل وظایف فرایندی استفاده می‌کنند، هماهنگی بین تیم‌ها افزایش می‌یابد و بسیاری از فعالیت‌های موازی و تکراری حذف می‌شود. به‌عنوان مثال، یک نرم‌افزار BPMS معتبر مانند رایورز BPMS این امکان را دارد که سیستم‌های قدیمی سازمان را با سامانه‌های فرایندمحور جدید یکپارچه کرده و ارتباط خودکار میان آن‌ها را برقرار نماید. این یکپارچگی و هماهنگی، علاوه بر کاهش خطا، موجب می‌شود که کارمندان در هر لحظه وضعیت کار خود را پیگیری کنند و نیاز به پیگیری دستی و ایمیل‌های مکرر رفع شود. در مجموع، مزایای کلیدی پیاده‌سازی BPMS به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا ضمن صرفه‌جویی در هزینه و زمان، بهره‌وری نیروی کار و سرعت گردش کار را به شدت افزایش دهند.

نتایج واقعی پیاده‌سازی BPMS: نمونه‌ها و آمار

نتایج کاربردی BPMS در بهبود شاخص‌های سازمانی ملموس است. بررسی‌های مستقل نشان می‌دهد که پس از استقرار سیستم مدیریت فرایند، بخش‌های مختلف سازمان تغییرات قابل توجهی را تجربه می‌کنند. برای نمونه، افزایش بهره‌وری و کاهش خطاها از رایج‌ترین دستاوردهاست. گزارش NIST نشان داده است که استفاده از BPMS می‌تواند بهره‌وری سازمان را تا ۵۰٪ افزایش دهد و زمان چرخه فرآیندها را تا ۹۰٪ کاهش دهد. همچنین بهبود کیفیت خدمات یا محصولات تا ۸۰٪ نیز گزارش شده است.

جدول زیر نمونه‌هایی از بهبود شاخص‌های کلیدی پس از پیاده‌سازی BPMS را نشان می‌دهد:

همان‌طور که در جدول پیداست، به‌کارگیری BPMS در حوزه‌هایی نظیر کاهش انبارهای نیمه‌تمام، بهبود کیفیت خروجی و افزایش فروش اثربخش بوده است. برای مثال در یکی از مطالعات، سازمان‌ها گزارش کردند که پس از اجرای سیستم‌های مدیریت فرایند در بخش تولید و لجستیک، بهره‌وری آنها حدود ۴۶٪ افزایش یافته است. همه این داده‌ها حاکی از آن است که یک اجرای موفق BPMS می‌تواند در مدت زمان نسبتاً کوتاه، تحول بزرگی در عملکرد سازمان ایجاد کند.

نکات کلیدی در پیاده‌سازی موفق BPMS

برای دستیابی به حداکثر بهره‌وری از BPMS، چند نکته اساسی باید رعایت شود. اول اینکه سازمان باید فرآیندهای فعلی خود را به خوبی بشناسد و مدل‌سازی کند. صرفِ داشتن نرم‌افزار قوی به تنهایی کافی نیست؛ بلکه باید بدانیم دقیقا چه مراحلی نیاز به خودکارسازی و بهینه‌سازی دارد. مرحله بعدی انتخاب ابزار مناسب و یکپارچه‌سازی آن با سیستم‌های موجود است. به عنوان مثال، بسیاری از شرکت‌ها از راهکارهای معتبر BPMS مانند سیستم‌های رایورز استفاده می‌کنند که امکان اتصال با سیستم‌های مالی، منابع انسانی و CRM را دارا هستند. این هم‌پوشانی، موجب می‌شود داده‌ها به صورت خودکار بین سامانه‌ها منتقل شده و نیازی به ورود اطلاعات دو باره نباشد.

سومین نکته، مدیریت تغییر در سازمان و آموزش کارکنان است. پیاده‌سازی BPMS در عمل صرفا نصب نرم‌افزار نیست، بلکه فرآیندی است که باید در جریان کاری همه افراد نهادینه شود. بنابراین باید تیم پروژه، کاربران کلیدی و مدیران ارشد را در جریان تحول قرار داد و آموزش‌های لازم را ارائه کرد. در بسیاری از پروژه‌های موفق، قبل از استقرار نهایی BPMS، چند دوره‌ی آزمایشی اجرا می‌شود تا مشکلات احتمالی شناسایی و اصلاح شوند. همچنین، استفاده از داشبوردها و گزارش‌های تحلیلی BPMS به مدیران کمک می‌کند تا نتایج را اندازه‌گیری کنند و بر اساس داده‌های واقعی بهبود مستمر را دنبال کنند. در یک کلام، وقتی ابزار مناسب (مثل سامانه BPMS رایورز) انتخاب شود و تیم سازمان خود را برای تغییر آماده کند، نتایج چشمگیری در افزایش بهره‌وری حاصل خواهد شد.

جمع‌بندی

در نهایت باید گفت پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار با فراهم کردن خودکارسازی، شفافیت و هماهنگی در گردش کارها، فرصت ارتقای بهره‌وری را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد. اگر فرایندها به شکل سنتی و دستی اجرا شوند، امکان ظهور خطاها و اتلاف منابع بسیار بالا است؛ اما BPMS با اصلاح این فرایندها و ارائه‌ ابزارهای هوشمند، کمک می‌کند تا کارکنان سازمان تمرکز بیشتری بر کارهای ارزش‌آفرین داشته باشند. مطالعه تجربه شرکت‌های موفق نشان می‌دهد که استفاده از این راهکارها می‌تواند تا حدود ۳۰–۵۰ درصد در کارایی نهایی تاثیرگذار باشد. بنابراین سازمان‌هایی که به دنبال افزایش قابل توجه راندمان و چابکی خود هستند، BPMS چیست؟ BPMS یا سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، راهکاری هوشمند برای طراحی، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی است که کسب‌وکارها می‌توانند با بهره‌گیری از ابزارهایی مانند رایورز BPMS مسیر تحول دیجیتال خود را تسریع کنند. با توجه به مزایای فوق‌العاده BPMS در افزایش بهره‌وری و کیفیت، عجیب نیست که روزبه‌روز بر استقبال کسب‌وکارها از این تکنولوژی افزوده می‌شود.

سوالات متداول

۱. BPMS چیست و چه مزایایی دارد؟

BPMS مخفف «Business Process Management System» به معنی سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار است. این نرم‌افزارها وظیفه دارند فرایندهای کاری داخل سازمان را مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهبود دهند. از مهم‌ترین مزایای BPMS می‌توان به اتوماسیون وظایف تکراری، شفافیت در جریان کار، کاهش خطای انسانی و تسریع گردش اطلاعات اشاره کرد. در نتیجه، شرکت‌هایی که BPMS را به درستی به کار می‌گیرند، شاهد افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت خدمات یا محصولات خود هستند.

۲. چگونه BPMS باعث افزایش بهره‌وری می‌شود؟

BPMS با خودکارسازی و بهینه‌سازی مراحل مختلف یک فرایند، سرعت انجام کارها را بالا می‌برد. این سیستم‌ها اطلاعات زمان و منابع مصرف‌شده در هر مرحله را ثبت می‌کنند که به مدیران کمک می‌کند گلوگاه‌ها را شناسایی و سریع‌تر رفع کنند. همچنین، BPMS باعث می‌شود کارکنان به جای انجام کارهای اداری دستی، روی وظایف ارزش‌آفرین تمرکز کنند. در عمل، ترکیب این عوامل (کاهش اشتباهات، حذف فعالیت‌های بدون ارزش افزوده و شفافیت بیشتر) منجر به افزایش چشمگیر بهره‌وری سازمانی می‌شود.

۳. چه مراحلی برای اجرای موفق BPMS باید طی شود؟

اولین گام، تحلیل و مستندسازی دقیق فرآیندها است تا نیازها و نقاط ضعف روشن شوند. سپس باید یک BPMS مناسب انتخاب کرد که با سیستم‌های فعلی یکپارچه شود و نیازهای سازمان را پاسخ دهد. در مرحله بعد، تیم سازمان باید آموزش دیده و با تغییرات آشنا شود؛ یعنی مدیران و کاربران کلیدی باید در جریان پیاده‌سازی قرار گیرند و اهمیت آن را درک کنند. در نهایت، پروژه استقرار باید به تدریج (برای مثال، در قالب فازهای مختلف یا آزمایش‌های محدود) اجرا و در هر مرحله بازخوردها اعمال شود. اجرای مستمر «پایش و بهبود فرایندها» پس از پیاده‌سازی نیز کلیدی است.

۴. آیا پیاده‌سازی BPMS به سرمایه‌گذاری زیادی نیاز دارد؟

مانند هر تکنولوژی مدیریتی دیگری، BPMS هم نیازمند سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار و آموزش است. اما با مقایسه هزینه‌ها و منافع مشخص می‌شود که این سرمایه‌گذاری در بلندمدت بازگشت قابل توجهی دارد. به عنوان مثال، با افزایش بهره‌وری و کاهش اتلاف منابع، هزینه‌های عملیاتی سازمان کمتر می‌شود. بسیاری از گزارش‌ها نشان می‌دهد در شرکت‌های بزرگ پروژه‌های BPMS می‌توانند ROI (نرخ بازگشت سرمایه) بالایی کسب کنند. بنابراین اگر انتخاب و اجرای این سیستم به درستی انجام شود، BPMS می‌تواند با تولید نتایج ملموس، هزینه اولیه خود را توجیه کند.

۵. آیا فقط سازمان‌های بزرگ به BPMS نیاز دارند یا شرکت‌های کوچک نیز می‌توانند از آن بهره‌مند شوند؟

هر سازمانی که فرایندهای مشخص و قابل بهینه‌سازی داشته باشد، می‌تواند از مزایای BPMS بهره‌مند شود، چه کوچک باشد چه بزرگ. کسب‌وکارهای کوچک و متوسط با حجم کمتر نیز می‌توانند از خودکارسازی مالی، فروش یا خدمات پس از فروش استفاده کنند و کیفیت کار خود را بالا ببرند. در واقع بسیاری از نرم‌افزارهای BPMS به شکل قابل تنظیم عرضه می‌شوند تا نیازهای کسب‌وکارهای مختلف را پوشش دهند. نکته مهم در انتخاب BPMS متناسب با مقیاس و نوع سازمان است تا سریع‌تر به نتایج ملموس و افزایش بهره‌وری دست یابند.